Struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD sebagai salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Pemerintah Kabupaten Lamandau diatur berdasarkan Peraturan Bupati Lamandau Peraturan Bupati (PERBUP) Kabupaten Lamandau Nomor 14 Tahun 2022 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi Dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamandau.
Kedudukan
Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan administrasi dan pemberian dukungan terhadap tugas dan fungsi Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.
Sekretariat DPRD dipimpin oleh seorang Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah bertanggungjawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
Tugas
Sekretariat DPRD mempunyai tugas pokok menyelenggaraan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasi tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah
Fungsi
- Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD kabupaten;
- Pelaksanaan urusan rumah tangga dan perjalanan dinas anggota DPRD, kepegawaian sekretariat DPRD, perlengkapan dan perbekalan;
- Penyelenggaraan hubungan masyarakat dan penjaringan aspirasi masyarakat, dokumentasi, publikasi keprotokolan dan hubungan antar lembaga;
- Fasilitas rapat anggota DPRD, penyelenggaraandan penyiapan bahan persidangan pembuatan risalah rapat dan menghimpun produk hukum pengelolaan kepustakaan;
- Pemeliharaan dan pembinaan keamanan serta ketertiban urusan dalam;
- Pengelolaan keuangan DPRD dan sekretariat DPRD; dan
- Penyelenggaraan urusan ketatausahaan.
Susunan organisasi Sekretariat DPRD terdiri dari:
a. Sekretaris DPRD;
b. Bagian Administrasi Kesekretariatan, Program dan Keuangan, membawahkan :
1. Subbagian Administrasi dan Umum;
2. Subbagian Perencanaan Program dan Keuangan.
c. Bagian Hukum dan Persidangan;
d. Bagian Penganggaran dan Pengawasan, membawahkan
1. Subbagian Penganggaran;
2. Subbagian Pengawasan.
e. Kelompok Jabatan Fungsional.
Sekretaris DPRD
Tugas
Sekretaris DPRD mempunyai tugas dan fungsi penyelenggaraan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas fungsi DPRD dan menyediakan serta pelaksanaan koordinasi tenaga ahli yang diperlukan DPRD sesuai kemampuan keuangan daerah.
Fungsi
- Penyelenggaraan penyusunan bahan kebijakan program Sekretariat DPRD;
- Penyelenggaraan pelayanan administratif untuk menunjang kegiatan DPRD;
- Penyelenggaraan pelayanan penyusunan risalah dan kegiatan persidangan serta pendokumentasian produk-produk hukum;
- Penyelenggaraan pengelolaan administrasi keuangan;
- Penyelenggaraan pembinaan dan pengelolaan administrasi kepegawaian;
- Penyelenggaraan koordinasi untuk kebutuhan tenaga ahli apabila diperlukan oleh DPRD;
- Penyelenggaraan fasilitasi dan penyusunan bahan kegiatan alat kelengkapan DPRD;
- Penyelenggaraan koordinasi dengan lembaga lain untuk menunjang kegiatan DPRD;
- Penyelenggaraan pemantauan, evaluasi dan pelaporan hasil Pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD; dan
- penyelenggaraan tugas lain sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bagian Administrasi Kesekretariatan, Program dan Keuangan
Bagian administrasi kesekretariatan, program dan keuangan dipimpin oleh seorang kepala bagian administrasi kesekretariatan, program dan keuangan yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada sekretaris DPRD.
Tugas
Bagian administrasi kesekretariatan, program dan keuangan mempunyai tugas penyelenggaraan pengelolaan administrasi ketatausahaan, kepegawaian, urusan rumah tangga dan perlengkapan dan aset.
Fungsi
penyusunan rencana, program dan kegiatan bagian administrasi kesekretariatan, program dan keuangan;
- Penyelenggaraan ketatausahaan;
- Pengelolaan kepegawaian;
- Penyelenggaraan pengadaan dan pemeliharaan kebutuhan rumah tangga;
- Penyelenggaraan pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan;
- Penyusunan perencanaan anggaran;
- Pelaksanaan evaluasi bahan perencanaan anggaran;
- Penyelenggaraan penatausahaan keuangan;
- Pelaksanaan pengelolaan keuangan pimpinan, anggota dan sekretariat DPRD;
- Pelaksanaan koordinasi pengelolaan anggaran;
- Pelaksanaan verifikasi perencanaan kebutuhan rumah tangga;
- Pelaksanaan verifikasi kebutuhan perlengkapan sekretariat DPRD;
- Pelaksanaan verifikasi pertanggungjawaban keuangan;
- Pengevaluasian pengadaan barang dan jasa;
- Pelaksanaan evaluasi laporan keuangan;
- Pelaporan kinerja;
- Pelaksanaan evaluasi laporan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan;
- Pelaksanaan evaluasi pengadministrasian dan akuntansi keuangan;
- Pembinaan, pengendalian, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas; dan
- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan
Subbagian administrasi dan umum
Tugas
Pelaksanaan pengelolaan bahan pelayanan administratif mengenai surat-menyurat, kearsipan, kepegawaian, pengaturan dan pengurusan rumah tangga untuk kebutuhan sekretariat DPRD dan memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan tugas DPRD.
Fungsi
- menyusun rencana kerja subbagian administrasi dan umum;
- melaksanakan surat-menyurat dan naskah dinas sekretariat DPRD dan pimpinan;
- melaksanakan kearsipan;
- menyusun administrasi kepegawaian;
- menyusun rencana kerja operasional kegiatan pelayanan administrasi kepegawaian;
- menyiapkan bahan administrasi kepegawaian;
- melaksanakan analisis kebutuhan dan perencanaan penyediaan tenaga ahli;
- menyiapkan bahan administrasi pembuatan daftar urut kepangkatan dan formasi pegawai;
- mengatur dan memelihara kebersihan kantor komplek sekretariat DPRD;
- mengatur dan memelihara halaman dan taman di komplek Sekretariat DPRD;
- melaksanakan pengaturan dan pengelolaan keamanan komplek sekretariat DPRD;
- melaksanakan fasilitasi penyiapan tempat dan sarana rapat dan pertemuan;
- melaksanakan pengadaan barang dan jasa kebutuhan perlengkapan sekretariat DPRD;
- melaksanakan pendistribusian dan pengendalian bahan perlengkapan;
- merencanakan pemeliharaan alat-alat perlengkapan;
- menyediakan, mengurus, menyimpan dan mengeluarkan barang untuk keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD;
- mengatur pemeliharaan dan pengelolaan bahan bakar kendaraan dinas di Sekretariat DPRD;
- mengatur penggunaan kendaraan dinas dan para pengemudi
- untuk keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD;
- melaksanakan pemeliharaan sarana, prasarana dan gedung;
- membagi tugas dan memberi petunjuk kepada para bawahan pada subbagian administrasi dan umum secara lisan dan tertulis agar tercapai efisiensi dan efektifitas dalam pelaksanaan tugas;
- menilai prestasi kerja para bawahan pada subbagian administrasi dan umum;
- menyusun standar operasional prosedur subbagian administrasi dan umum;
- melaksanakan monitoring, evaluasi dan penyusunan laporan terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi pada subbagian administrasi dan umum; dan
- melaksanakan fungsi lain yang diberikan oleh kepala bagian dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
Subbagian Perencanaan Program dan Keuangan
Tugas
Penyelenggaraan penyusunan bahan koordinasi perencanaan, evaluasi dan penyusunan laporan, anggaran, kas dan perbendaharaan, pelaksanaan proses akuntansi dan pertanggungjawaban keuangan Sekretariat DPRD.
Fungsi
- menyusun rencana kerja Subbagian Perencanaan Program dan Keuangan;
- menyusun bahan perencanaan;
- menyusun RKA dan DPA baik mumi maupun perubahannya;
- menyusun perencanaan kebutuhan rumah tangga;
- merencanakan kebutuhan perlengkapan sekretariat DPRD;
- melaksanakan pengadaan barang dan jasa kebutuhan rumah tangga dan sekretariat DPRD;
- merencanakan pemverifikasian keuangan;
- melaksanakan verifikasi pertanggungjawaban keuangan;
- melaksanakan koordinasi kepada PPTK, bendahara dan pembantu PPK untuk pengajuan SPP dan SPM UP/ GU / TU / LS;
- melaksanakan verifikasi perencanaan kebutuhan rumah tangga;
- melaksanakan verifikasi kebutuhan perlengkapan sekretariat DPRD;
- merencanakan penatausahaan keuangan;
- menyusun pengadministrasian dan pembukuan keuangan;
- melaksanakan koordinasi kepada PPTK dan bendahara dalam pelaksanaan belanja dan pertanggung jawaban keuangan;
- melaksanakan pengelolaan keuangan Pimpinan, Anggota dan Sekretariat DPRD;
- melaksanakan analisis laporan keuangan;
- melaksanakan analisis laporan kinerja;
- menyusun laporan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan.
- membagi tugas dan memberi petunjuk kepada para bawahan pada subbagian perencanaan program dan keuangan secara lisan dan tertulis agar tercapai efisiensi dan efektifitas dalam pelaksanaan tugas;
- menilai prestasi kerja para bawahan pada subbagian perencanaan program dan keuangan;
- menyusun standar operasional prosedur subbagian perencanaan program dan keuangan;
- melaksanakan monitoring, evaluasi dan penyusunan laporan terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi pada subbagian perencanaan program dan keuangan; dan melaksanakan fungsi lain yang diberikan oleh kepala bagian dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
Bagian Hukum dan Persidangan
Bagian hukum dan persidangan dipimpin oleh seorang kepala bagian Hukum dan Persidangan yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Sekretaris DPRD.
Tugas
Penyelenggaraan pengaturan dan penyiapan bahan penyusunan produk hukum, pendokumentasian, publikasi produk-produk hukum, pengaturan dan penyusunan bahan risalah, kegiatan persidangan DPRD, protokol, acara-acara kegiatan DPRD dan fasilitasi kegiatan alat kelengkapan DPRD.
fungsi
- penyusunan rencana, program dan kegiatan bagian hukum dan persidangan;
- penyelenggaraan kajian perundang-undangan;
- pelaksanaan fasilitasi penyusunan naskah akademik;
- pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan evaluasi dan pelaksanaan analisis produk penyusunan peraturan perundang-undangan;
- pengumpulan bahan penyiapan draf perda inisiatif;
- pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi pembahasan perda;
- pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi risalah rapat pembahasan perda;
- pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi daftar Inventaris masalah;
- penyelenggaraan persidangan;
- penyusunan risalah;
- penyelenggaraan hubungan masyarakat;
- penyelenggaraan publikasi;
- penyelenggaraan keprotokolan;
- pembinaan, pengendalian, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas; dan
- pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan.
Bagian Penganggaran dan Pengawasan
Bagian penganggaran dan pengawasan dipimpin oleh seorang kepala bagian penganggaran dan pengawasan yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada sekretaris DPRD.
Tugas
Pelaksanaan penyiapan dukungan penyelenggaraan tugas dan fungsi DPRD bidang penganggaran dan pengawasan.
Fungsi:
- penyusunan rencana, program dan kegiatan bagian penganggaran dan pengawasan;
- pelaksanaan fasilitasi, pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi pembahasan KUA PPAS;
- pelaksanaan fasilitasi, pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi Pembahasan APBD / APBDP;
- pelaksanaan fasilitasi, pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi pembahasan perda pertangungjawaban keuangan;
- pelaksanaan fasilitasi, pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi jaringan aspirasi masyarakat;
- pelaksanaan fasilitasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi rumusan rapat dalam rangka pengawasan;
- pelaksanaan fasilitasi, pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi rapat rapat internal DPRD;
- pelaksanaan fasilitasi, pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi pelaksanaan penegakan kode etik DPRD;
- pelaksanaan fasilitasi, pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi dukungan pengawasan penggunaan anggaran;
- pelaksanaan fasilitasi, pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi pengawasan pelaksanaan kebijakan;
- pelaksanaan fasilitasi, pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi pokok pikiran DPRD;
- pelaksanaan fasilitasi, pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi kerjasama;
- pembinaan, pengendalian, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas; dan
- pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.
Subbagian Penganggaran
Tugas
penyelenggaraan pengaturan dan penyiapan bahan penyusunan kebijakan penyusunan dan pelaksanaan anggaran.
Fungsi
- menyusun rencana kerja subbagian penganggaran;
- merencanakan pembahasan KUA PPAS;
- menyusun bahan pembahasan APBD /APBDP;
- merencanakan pembahasan perda pertanggungjawaban keuangan;
- melaksanakan fasilitasi reses DPRD;
- melaksanakan analisis data/bahan dukungan jaringan aspirasi;
- menyusun pokok pikiran DPRD;
- menilai prestasi kerja para bawahan pada subbagian penganggaran;
- menyusun standar operasional prosedur subbagian penganggaran; j. melaksanakan monitoring, evaluasi dan penyusunan laporan terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi pada subbagian
- penganggaran;dan
- melaksanakan fungsi lain yang diberikan oleh kepala bagian dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
Subbagian pengawasan
Tugas
penyiapan bahan penyusunan pengawasan pelaksanaan kebijakan pembangunan daerah
fungsi
- menyusun rencana kerja subbagian pengawasan;
- mengkaji ulang rumusan rapat dalam rangka pengawasan;
- merancang bahan rapat-rapat internal DPRD;
- melaksanakan analisis bahan dalam pelaksanaan penegakan kode etik DPRD;
- melaksanakan analisis bahan dukungan pengawasan penggunaan anggaran;
- menyusun bahan pengawasan pelaksanaan kebijakan;
- merencanakan kegiatan hearing/ dialog dengan pejabat pemerintah dan masyarakat;
- melaksanakan kerjasama Sekretariat DPRD dan DPRD;
- menilai prestasi kerja para bawahan pada subbagian pengawasan;
- menyusun standar operasional prosedur subbagian pengawasan;
- melaksanakan monitoring, evaluasi dan penyusunan laporan terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi pada subbagian pengawasan; dan
- melaksanakan fungsi lain yang diberikan oleh kepala bagian dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
Kelompok Jabatan Fungsional
Tugas
Melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD dengan keahlian dan keterampilan tertentu.
- Kelompok Jabatan Fungsional yang diangkat melalui penyesuaian/inpassing berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab secara langsung kepada Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Pejabat Administrator, atau Pejabat Pengawas sebagai Pejabat Penilai Kinerja yang memiliki keterkaitan dengan pelaksanaan tugas jabatan fungsional berdasarkan jenjangnya sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Kelompok Jabatan Fungsional memiliki tugas memberikan pelayanan fungsional yang berdasarkan keahlian dan keterampilan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Jenis dan jumlah kebutuhan kelompok Jabatan Fungsional ditentukan berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja serta ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Kelompok Jabatan Fungsional mulai melaksanakan fungsi dan tugas terhitung sejak dilakukan pelantikan.
- Pejabat Fungsional dapat diangkat untuk memimpin suatu unit kerja mandiri berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan, Pejabat Fungsional tersebut dapat membawahi Pejabat Fungsional dan Pelaksana; dan
- Pejabat Fungsional dapat diberikan tugas sebagai ketua tim atau anggota tim kerja pada unit organisasi, lintas unit organisasi, dan/ atau lintas instansi pemerintah.
Jabatan Pelaksana
- Jenis dan jumlah kebutuhan jabatan pelaksana dirumuskan berdasarkan hasil analisis jabatan dan hasil analisis beban kerja.
- Nama-nama jabatan pelaksana di lingkungan Sekretariat DPRD ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Penetapan nama-nama jabatan pelaksana di lingkungan Sekretariat DPRD dengan keputusan Bupati.
- Dalam hal terjadi perubahan nama-nama jabatan pelaksana ditetapkan dengan keputusan Bupati.
- Setiap PNS yang belum menduduki Jabatan Struktural dan Jabatan Fungsional, diangkat dalam jabatan pelaksana.
- Pengangkatan PNS dalam jabatan pelaksana di lingkungan Sekretariat DPRD dilakukan oleh Sekretaris Daerah dan ditetapkan dengan Keputusan Bupati dengan berpedoman pada ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Pemindahan PNS dalam jabatan pelaksana di lingkungan Sekretariat DPRD dilakukan oleh Sekretaris Daerah dan ditetapkan dengan Keputusan Bupati.
- Uraian tugas Jabatan pelaksana lingkup Sekretariat DPRD ditetapkan dengan keputusan Sekretaris DPRD
- Pengangkatan dan pemindahan PNS pelaksana diusulkan oleh kepala perangkat daerah dengan memperhatikan formasi jabatan yang dituangkan dalam petajabatan perangkat daerah.