Tugas Pokok dan Fungsi

Struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD sebagai salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Pemerintah Kabupaten Lamandau diatur berdasarkan Peraturan Bupati Lamandau Peraturan Bupati (PERBUP) Kabupaten Lamandau Nomor 14 Tahun 2022 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi Dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamandau.
 
Kedudukan

Sekretariat DPRD  merupakan unsur pelayanan administrasi dan pemberian    dukungan    terhadap    tugas    dan    fungsi   Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.

Sekretariat   DPRD    dipimpin   oleh   seorang   Sekretaris   Dewan Perwakilan Rakyat Daerah bertanggungjawab kepada Pimpinan DPRD  dan secara administratif bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

Tugas 

Sekretariat DPRD mempunyai tugas pokok menyelenggaraan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD,  dan menyediakan serta mengkoordinasi  tenaga  ahli   yang    diperlukan   oleh  DPRD   sesuai dengan kemampuan keuangan daerah

Fungsi

  1. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD kabupaten;
  2. Pelaksanaan urusan rumah tangga dan perjalanan dinas anggota DPRD,     kepegawaian   sekretariat    DPRD,     perlengkapan     dan perbekalan;
  3. Penyelenggaraan hubungan masyarakat dan penjaringan  aspirasi masyarakat,  dokumentasi, publikasi keprotokolan  dan hubungan antar lembaga;
  4. Fasilitas  rapat  anggota  DPRD,   penyelenggaraandan  penyiapan bahan  persidangan pembuatan risalah rapat  dan menghimpun produk hukum pengelolaan kepustakaan;
  5. Pemeliharaan dan pembinaan keamanan serta ketertiban urusan dalam;
  6. Pengelolaan keuangan DPRD dan sekretariat DPRD; dan
  7. Penyelenggaraan urusan ketatausahaan.

Susunan organisasi Sekretariat DPRD terdiri dari:

a. Sekretaris DPRD;
b. Bagian Administrasi Kesekretariatan, Program dan Keuangan, membawahkan :
1. Subbagian Administrasi dan Umum;
2. Subbagian Perencanaan Program dan Keuangan.

c. Bagian Hukum dan Persidangan;
d. Bagian Penganggaran dan Pengawasan, membawahkan
1. Subbagian Penganggaran;
2. Subbagian Pengawasan.

e. Kelompok Jabatan Fungsional.

Sekretaris DPRD

Tugas

Sekretaris DPRD  mempunyai tugas dan fungsi penyelenggaraan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan  tugas fungsi DPRD  dan menyediakan serta pelaksanaan koordinasi tenaga ahli yang  diperlukan DPRD sesuai kemampuan keuangan daerah.

Fungsi

  1. Penyelenggaraan penyusunan bahan kebijakan  program Sekretariat DPRD;
  2. Penyelenggaraan   pelayanan    administratif    untuk     menunjang kegiatan DPRD;
  3. Penyelenggaraan  pelayanan   penyusunan    risalah   dan   kegiatan persidangan serta pendokumentasian produk-produk hukum;
  4. Penyelenggaraan pengelolaan administrasi keuangan;
  5. Penyelenggaraan    pembinaan     dan     pengelolaan    administrasi kepegawaian;
  6. Penyelenggaraan koordinasi untuk kebutuhan tenaga ahli   apabila diperlukan oleh DPRD;
  7. Penyelenggaraan fasilitasi dan  penyusunan   bahan  kegiatan  alat kelengkapan DPRD;
  8. Penyelenggaraan koordinasi dengan lembaga lain  untuk menunjang kegiatan DPRD;
  9. Penyelenggaraan   pemantauan,    evaluasi   dan    pelaporan   hasil Pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD; dan
  10. penyelenggaraan tugas lain  sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Bagian Administrasi Kesekretariatan, Program dan Keuangan

Bagian  administrasi  kesekretariatan,  program  dan  keuangan dipimpin oleh seorang kepala bagian administrasi kesekretariatan, program dan keuangan  yang  berada  di   bawah  dan  bertanggungjawab   kepada sekretaris DPRD.

Tugas

Bagian  administrasi  kesekretariatan,  program dan  keuangan mempunyai tugas penyelenggaraan pengelolaan administrasi ketatausahaan, kepegawaian, urusan rumah tangga dan  perlengkapan dan aset.

Fungsi

penyusunan rencana,  program dan  kegiatan bagian  administrasi kesekretariatan,  program dan keuangan;

  1. Penyelenggaraan ketatausahaan;
  2. Pengelolaan kepegawaian;
  3. Penyelenggaraan pengadaan dan pemeliharaan kebutuhan rumah tangga;
  4. Penyelenggaraan pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan;
  5. Penyusunan perencanaan anggaran;
  6. Pelaksanaan evaluasi bahan perencanaan anggaran;
  7. Penyelenggaraan penatausahaan keuangan;
  8. Pelaksanaan    pengelolaan   keuangan    pimpinan,   anggota   dan sekretariat DPRD;
  9. Pelaksanaan  koordinasi pengelolaan anggaran;
  10. Pelaksanaan verifikasi perencanaan kebutuhan rumah tangga;
  11. Pelaksanaan  verifikasi kebutuhan perlengkapan sekretariat DPRD;
  12. Pelaksanaan  verifikasi pertanggungjawaban keuangan;
  13. Pengevaluasian pengadaan barang dan jasa;
  14. Pelaksanaan  evaluasi laporan keuangan;
  15. Pelaporan kinerja;
  16. Pelaksanaan evaluasi laporan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan;
  17. Pelaksanaan     evaluasi    pengadministrasian     dan     akuntansi keuangan;
  18. Pembinaan, pengendalian, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;  dan
  19. Pelaksanaan tugas lain  yang  diberikan oleh Pimpinan

Subbagian administrasi  dan  umum

Tugas

Pelaksanaan pengelolaan bahan  pelayanan administratif mengenai surat-menyurat,  kearsipan, kepegawaian,  pengaturan   dan   pengurusan   rumah   tangga  untuk kebutuhan  sekretariat DPRD  dan  memberikan pelayanan  terhadap pelaksanaan tugas DPRD.

Fungsi

  1. menyusun rencana kerja subbagian administrasi dan umum;
  2. melaksanakan   surat-menyurat    dan   naskah   dinas   sekretariat DPRD dan pimpinan;
  3. melaksanakan  kearsipan;
  4. menyusun administrasi kepegawaian;
  5. menyusun   rencana   kerja  operasional  kegiatan  pelayanan administrasi kepegawaian;
  6. menyiapkan bahan administrasi kepegawaian;
  7. melaksanakan  analisis  kebutuhan  dan perencanaan  penyediaan tenaga ahli;
  8. menyiapkan  bahan   administrasi   pembuatan   daftar   urut kepangkatan dan formasi pegawai;
  9. mengatur dan memelihara kebersihan kantor komplek sekretariat DPRD;
  10. mengatur   dan   memelihara   halaman    dan   taman   di   komplek Sekretariat DPRD;
  11. melaksanakan  pengaturan  dan  pengelolaan keamanan  komplek sekretariat DPRD;
  12. melaksanakan  fasilitasi  penyiapan tempat dan sarana  rapat dan pertemuan;
  13. melaksanakan     pengadaan     barang     dan    jasa      kebutuhan perlengkapan sekretariat DPRD;
  14. melaksanakan    pendistribusian   dan   pengendalian   bahan perlengkapan;
  15. merencanakan pemeliharaan alat-alat perlengkapan;
  16. menyediakan,  mengurus,  menyimpan dan  mengeluarkan  barang untuk keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD;
  17. mengatur pemeliharaan dan pengelolaan bahan bakar kendaraan dinas di Sekretariat DPRD;
  18. mengatur  penggunaan  kendaraan  dinas  dan  para  pengemudi
  19. untuk keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD;
  1. melaksanakan  pemeliharaan sarana,  prasarana dan gedung;
  2. membagi tugas dan memberi petunjuk kepada para bawahan pada subbagian administrasi dan umum secara lisan  dan tertulis agar tercapai efisiensi dan efektifitas dalam pelaksanaan tugas;
  3. menilai prestasi kerja para bawahan pada subbagian administrasi dan umum;
  4. menyusun  standar  operasional prosedur  subbagian  administrasi dan umum;
  5. melaksanakan   monitoring,    evaluasi  dan  penyusunan   laporan terhadap    pelaksanaan    tugas    dan    fungsi   pada    subbagian administrasi dan umum; dan
  6. melaksanakan   fungsi  lain   yang  diberikan   oleh  kepala  bagian dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

Subbagian Perencanaan Program dan Keuangan

Tugas

Penyelenggaraan    penyusunan     bahan     koordinasi    perencanaan, evaluasi     dan     penyusunan      laporan,       anggaran,     kas     dan perbendaharaan,   pelaksanaan   proses  akuntansi   dan pertanggungjawaban keuangan Sekretariat DPRD.

Fungsi

  1. menyusun  rencana  kerja  Subbagian  Perencanaan  Program dan Keuangan;
  2. menyusun bahan perencanaan;
  3. menyusun RKA dan DPA baik  mumi maupun perubahannya;
  4. menyusun perencanaan kebutuhan rumah tangga;
  5. merencanakan kebutuhan perlengkapan sekretariat DPRD;
  6. melaksanakan  pengadaan barang  dan jasa  kebutuhan  rumah tangga dan sekretariat DPRD;
  7. merencanakan  pemverifikasian keuangan;
  8. melaksanakan  verifikasi pertanggungjawaban keuangan;
  9. melaksanakan   koordinasi kepada PPTK, bendahara dan pembantu PPK untuk pengajuan SPP dan SPM UP/  GU / TU / LS;
  10. melaksanakan  verifikasi perencanaan kebutuhan rumah tangga;
  11. melaksanakan    verifikasi  kebutuhan    perlengkapan    sekretariat DPRD;
  12. merencanakan penatausahaan keuangan;
  13. menyusun pengadministrasian dan pembukuan keuangan;
  14. melaksanakan   koordinasi  kepada  PPTK  dan  bendahara  dalam pelaksanaan belanja dan pertanggung jawaban keuangan;
  15. melaksanakan    pengelolaan  keuangan   Pimpinan,  Anggota   dan Sekretariat DPRD;
  16. melaksanakan  analisis laporan keuangan;
  17. melaksanakan  analisis laporan kinerja;
  18. menyusun laporan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan.
  19. membagi tugas dan memberi petunjuk kepada para bawahan pada subbagian  perencanaan program dan keuangan secara lisan  dan tertulis  agar tercapai  efisiensi dan  efektifitas  dalam  pelaksanaan tugas;
  1. menilai prestasi kerja para bawahan pada subbagian perencanaan program dan keuangan;
  2. menyusun  standar  operasional prosedur  subbagian  perencanaan program dan keuangan;
  3. melaksanakan   monitoring,    evaluasi   dan   penyusunan   laporan terhadap    pelaksanaan    tugas    dan    fungsi   pada    subbagian perencanaan program dan keuangan;  dan melaksanakan   fungsi  lain   yang  diberikan   oleh  kepala  bagian dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

Bagian Hukum dan Persidangan

Bagian hukum  dan persidangan  dipimpin oleh seorang kepala bagian Hukum  dan Persidangan yang berada  di  bawah dan  bertanggungjawab  kepada Sekretaris DPRD.

Tugas 

Penyelenggaraan pengaturan dan penyiapan bahan penyusunan produk hukum, pendokumentasian,   publikasi  produk-produk  hukum,   pengaturan dan   penyusunan   bahan   risalah,    kegiatan   persidangan    DPRD, protokol, acara-acara kegiatan DPRD dan fasilitasi kegiatan alat kelengkapan DPRD.

fungsi

  1. penyusunan rencana,  program dan kegiatan bagian hukum  dan persidangan;
  2. penyelenggaraan kajian perundang-undangan;
  3. pelaksanaan  fasilitasi penyusunan  naskah akademik;
  4. pelaksanaan   verifikasi, pelaksanaan   evaluasi  dan  pelaksanaan analisis produk penyusunan peraturan perundang-undangan;
  5. pengumpulan bahan penyiapan draf perda inisiatif;
  6. pelaksanaan  verifikasi, pelaksanaan  koordinasi dan pelaksanaan evaluasi pembahasan perda;
  7. pelaksanaan verifikasi,  pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi risalah rapat pembahasan perda;
  8. pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi daftar Inventaris masalah;
  9. penyelenggaraan persidangan;
  10. penyusunan risalah;
  11. penyelenggaraan hubungan masyarakat;
  12. penyelenggaraan publikasi;
  13. penyelenggaraan keprotokolan;
  14. pembinaan, pengendalian, pemantauan,  evaluasi,  dan pelaporan pelaksanaan tugas;  dan
  15. pelaksanaan tugas lain  yang diberikan oleh Pimpinan.

Bagian Penganggaran dan Pengawasan

Bagian   penganggaran   dan    pengawasan   dipimpin oleh seorang kepala bagian penganggaran dan pengawasan yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada sekretaris DPRD.

Tugas

Pelaksanaan penyiapan dukungan penyelenggaraan tugas dan fungsi DPRD bidang penganggaran dan pengawasan.

Fungsi:

  1. penyusunan     rencana,       program     dan     kegiatan     bagian penganggaran dan pengawasan;
  2. pelaksanaan  fasilitasi, pelaksanaan  verifikasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi pembahasan KUA PPAS;
  3. pelaksanaan fasilitasi,  pelaksanaan  verifikasi, pelaksanaan koordinasi  dan  pelaksanaan   evaluasi  Pembahasan   APBD   / APBDP;
  4. pelaksanaan  fasilitasi, pelaksanaan  verifikasi,  pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi pembahasan perda pertangungjawaban keuangan;
  5. pelaksanaan fasilitasi, pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan koordinasi  dan  pelaksanaan  evaluasi jaringan  aspirasi masyarakat;
  6. pelaksanaan fasilitasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi rumusan rapat dalam rangka pengawasan;
  7. pelaksanaan  fasilitasi, pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi rapat rapat internal DPRD;
  8. pelaksanaan    fasilitasi,   pelaksanaan    verifikasi,    pelaksanaan koordinasi dan  pelaksanaan  evaluasi pelaksanaan  penegakan kode  etik  DPRD;
  9. pelaksanaan    fasilitasi,   pelaksanaan    verifikasi,    pelaksanaan koordinasi  dan  pelaksanaan   evaluasi  dukungan   pengawasan penggunaan anggaran;
  10. pelaksanaan fasilitasi, pelaksanaan verifikasi, pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan  evaluasi pengawasan pelaksanaan kebijakan;
  11. pelaksanaan  fasilitasi, pelaksanaan  verifikasi,  pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan  evaluasi pokok pikiran DPRD;
  12. pelaksanaan    fasilitasi,   pelaksanaan    verifikasi,    pelaksanaan koordinasi dan pelaksanaan evaluasi kerjasama;
  13. pembinaan, pengendalian, pemantauan,  evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;  dan
  14. pelaksanaan tugas lain  yang diberikan oleh pimpinan.

Subbagian  Penganggaran 

Tugas

penyelenggaraan pengaturan dan penyiapan bahan penyusunan kebijakan      penyusunan dan pelaksanaan anggaran.

Fungsi

  1. menyusun rencana kerja subbagian penganggaran;
  2. merencanakan pembahasan KUA PPAS;
  3. menyusun bahan pembahasan APBD /APBDP;
  4. merencanakan pembahasan perda pertanggungjawaban keuangan;
  5. melaksanakan fasilitasi reses DPRD;
  6. melaksanakan analisis data/bahan dukungan jaringan aspirasi;
  7. menyusun pokok pikiran DPRD;
  8. menilai     prestasi      kerja    para     bawahan     pada     subbagian penganggaran;
  9. menyusun standar operasional prosedur subbagian penganggaran; j.    melaksanakan   monitoring,    evaluasi   dan   penyusunan   laporan terhadap    pelaksanaan    tugas    dan    fungsi   pada    subbagian
  10. penganggaran;dan
  11. melaksanakan   fungsi  lain   yang  diberikan   oleh  kepala  bagian dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

Subbagian  pengawasan 

Tugas 

penyiapan  bahan  penyusunan pengawasan pelaksanaan kebijakan pembangunan daerah

fungsi

  1. menyusun rencana kerja subbagian pengawasan;
  2. mengkaji ulang rumusan rapat dalam rangka pengawasan;
  3. merancang bahan rapat-rapat internal DPRD;
  4. melaksanakan analisis bahan dalam pelaksanaan penegakan kode etik  DPRD;
  5. melaksanakan analisis bahan dukungan pengawasan penggunaan anggaran;
  6. menyusun bahan pengawasan pelaksanaan kebijakan;
  7. merencanakan kegiatan hearing/ dialog  dengan pejabat pemerintah dan masyarakat;
  8. melaksanakan kerjasama Sekretariat DPRD dan DPRD;
  9. menilai prestasi kerja para bawahan pada subbagian pengawasan;
  10. menyusun standar operasional prosedur subbagian pengawasan;
  11. melaksanakan   monitoring,    evaluasi   dan  penyusunan   laporan terhadap    pelaksanaan     tugas    dan    fungsi    pada    subbagian pengawasan; dan
  12. melaksanakan   fungsi  lain   yang  diberikan   oleh  kepala  bagian dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

Kelompok Jabatan  Fungsional

Tugas

Melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD  dengan keahlian dan keterampilan tertentu.

  1. Kelompok    Jabatan    Fungsional   yang   diangkat   melalui penyesuaian/inpassing berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab  secara  langsung   kepada  Pejabat   Pimpinan Tinggi Pratama, Pejabat Administrator, atau Pejabat Pengawas sebagai Pejabat  Penilai Kinerja yang memiliki keterkaitan  dengan pelaksanaan  tugas jabatan  fungsional berdasarkan  jenjangnya sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
  2. Kelompok Jabatan  Fungsional memiliki  tugas   memberikan   pelayanan   fungsional   yang berdasarkan   keahlian    dan    keterampilan   sesuai   ketentuan peraturan perundang-undangan.
  3. Jenis  dan  jumlah  kebutuhan   kelompok Jabatan   Fungsional ditentukan  berdasarkan analisis jabatan  dan analisis beban kerja serta ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
  4. Kelompok   Jabatan   Fungsional  mulai melaksanakan  fungsi dan tugas terhitung  sejak dilakukan pelantikan.
  5. Pejabat  Fungsional dapat diangkat untuk  memimpin suatu  unit kerja mandiri berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan,   Pejabat    Fungsional   tersebut   dapat   membawahi Pejabat Fungsional dan Pelaksana;  dan
  6. Pejabat Fungsional dapat diberikan tugas sebagai ketua tim  atau anggota  tim   kerja  pada unit  organisasi,   lintas  unit organisasi, dan/ atau lintas instansi pemerintah.

Jabatan Pelaksana

  1. Jenis dan jumlah kebutuhan jabatan pelaksana dirumuskan berdasarkan hasil analisis jabatan dan hasil analisis beban kerja.
  2. Nama-nama jabatan  pelaksana di  lingkungan  Sekretariat  DPRD ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
  3. Penetapan    nama-nama    jabatan    pelaksana   di     lingkungan Sekretariat DPRD dengan keputusan Bupati.
  4. Dalam hal  terjadi perubahan nama-nama jabatan pelaksana ditetapkan   dengan keputusan Bupati.
  5. Setiap  PNS   yang  belum  menduduki  Jabatan   Struktural   dan Jabatan Fungsional, diangkat dalam jabatan pelaksana.
  6. Pengangkatan   PNS    dalam  jabatan    pelaksana di    lingkungan    Sekretariat   DPRD dilakukan  oleh Sekretaris  Daerah  dan ditetapkan dengan Keputusan     Bupati     dengan    berpedoman    pada    ketentuan peraturan perundang-undangan.
  7. Pemindahan   PNS     dalam jabatan    pelaksana   di    lingkungan Sekretariat   DPRD    dilakukan    oleh   Sekretaris    Daerah    dan ditetapkan dengan Keputusan Bupati.
  8. Uraian    tugas  Jabatan   pelaksana  lingkup    Sekretariat   DPRD ditetapkan dengan keputusan Sekretaris DPRD
  9. Pengangkatan   dan   pemindahan   PNS   pelaksana    diusulkan    oleh   kepala perangkat daerah  dengan memperhatikan  formasi jabatan yang dituangkan dalam petajabatan perangkat daerah.